PFZW

Blog

Videobellen met cliënten, zo pak je het aan

Iedereen moet zich aanpassen aan de coronamaatregelen. Daar horen nieuwe manieren van communicatie bij, zoals videobellen. Waar moet je op letten als je cliënten ineens alleen via een beeldscherm ziet en wat moet je juist niet doen? We geven je vijf tips.

Tip #1 Kom op tijd

Betrouwbaarheid, vertrouwen, je aan de afspraken houden: als medewerker in zorg en welzijn weet je hoe belangrijk deze dingen zijn in je werk. Dat geldt niet alleen voor fysieke afspraken, maar ook voor digitale. De eerste tip is dan ook: laat je cliënt niet wachten en bel op tijd in voor een videobelafspraak. Andersom geldt natuurlijk hetzelfde, stuur de ander voor de zekerheid een reminder om ervoor te zorgen dat degene aan de andere kant van de lijn ook op tijd klaar zit.

Tip #2 Houd rekening met privacy

Een onbekende die ineens opduikt in je videogesprek. Niet iets wat je wilt als je net in een persoonlijk gesprek met een cliënt zit. Toch kan het bij sommige populaire apps voor videobellen zomaar gebeuren. Bijvoorbeeld omdat accounts openbaar zijn. Audio- en tekstbestanden van gesprekken kunnen bijvoorbeeld opgeslagen worden en ook chatberichten die onderling zijn verstuurd, worden soms bewaard. Kies dus voor een privacyvriendelijk programma. Weet je niet zeker welke geschikt zijn? Je leidinggevende of iemand van de IT-afdeling kan je daar vast meer over vertellen.

Tip #3 Laat je niet verleiden tot multitasken

Tijdens het videobellen alvast kijken wanneer je volgende week ingepland bent, nog even een mail versturen naar een collega of het laatste restje van je lunch opeten? Doe het niet. Focus je op het gesprek, de rest komt later wel. Dingen die helpen: zorg voor een rustige ruimte waarin je niet afgeleid wordt (en laat gezinsleden weten dat ze niet mogen storen), draag een koptelefoon of oortjes met een ingebouwde microfoon en zorg voor een opgeruimde werkplek zonder afleiding.

Tip #4 Accepteer dat het niet in een keer goed gaat

Als je net begint met videobellen, voelt dat misschien wat ongemakkelijk. Je ziet jezelf in beeld, je cliënt stapt ineens jouw persoonlijke omgeving binnen, je bent nog bezig met het positioneren van de camera. Dat gevoel is normaal, zowel voor jou als voor je cliënt. Wees er eerlijk over, dan zal je cliënt dat ook tegen jou zijn. Accepteer ook dat je de eerste keer nog niet alles uit een gesprek hebt gehaald, iedereen moet wennen aan deze manier van werken.

Tip #5 Praat niet door elkaar

Tot slot nog een praktische tip: voorkom dat je door elkaar heen praat. Soms zit er wat vertraging in de lijn, houd hier rekening mee. Geef elkaar de ruimte en tijd om op elkaar te reageren, zo voorkom je dat het een rommeltje wordt.

Welke tips wil jij hier nog aan toevoegen? Deel ze onder de post op Insta via @pfzwpensioen.

Misschien vind je dit ook leuk: